Buchhaltung outsourcen: Vorteile, Kosten und Alternativen
Egal, ob im kleinen oder im großen Unternehmen: Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex werden. Wenn Sie so sehr in Ihr Business eingebunden sind, dass Sie keine Zeit haben, sich selbst mit der laufenden Buchführung, Steueranmeldungen und Jahresabschlüssen auseinanderzusetzen, können Sie Ihre Buchhaltung outsourcen.
So halten Sie sich den Rücken frei und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – immer mit dem guten Gefühl, dass Ihr Steuerberater sich um alles kümmert und Sie zudem unter anderem an wichtige Fristen erinnert.
Die technische Plattform wird von der Integral Services GmbH betrieben. Sämtliche Vorbehaltsaufgaben werden von der Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbracht.
Die wichtigsten Punkte in Kürze
Zeitersparnis im Alltag
Mit externer Buchhaltung sparen Sie wertvolle Zeit und können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Professionell und rechtssicher
Steuerberater stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Digitale Tools
Belege lassen sich bequem hochladen und direkt mit Ihrem Steuerberater teilen.
Mehr Überblick und Planungssicherheit
Regelmäßige Auswertungen schaffen die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Flexible Modelle
Ob Freiberufler:in oder GmbH, es gibt passende Angebote für jede Unternehmensgröße.
Unsere Partner
Unternehmen wie Ihres verlassen sich auf Integral:
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Warum Buchhaltung outsourcen sinnvoll ist
Eine externe Buchhaltung hilft Verantwortlichen dabei, Zeit zu sparen. Anstatt Rechnungen bei Eingang selbst verbuchen zu müssen, werden die entsprechenden Dokumente zum Beispiel einfach auf digitalem Weg an den Steuerberater weitergeleitet. Dieser kümmert sich dann um alles Weitere – einschließlich der korrekten Meldung der Umsatzsteuer am Ende des jeweiligen Zeitraums.
Es gibt jedoch noch weitere Gründe, sich mit der Frage „Sollte ich meine Buchhaltung outsourcen?“ auseinanderzusetzen. Wer die Zusammenarbeit mit einer externen Buchhaltung wählt, profitiert unter anderem von:
- mehr Sicherheit und dem guten Gefühl, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Denn: Das Steuerrecht und die Pflichten, die mit der Buchführung verbunden sind, ändern sich kontinuierlich. Hier ist es wichtig, immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben, Fristen einzuhalten und Vorgaben zu erfüllen. So kann das Risiko von Fehlern und Nachzahlungen, die im Rahmen von Betriebsprüfungen festgelegt werden, reduziert werden.
- transparenter Planungssicherheit. Regelmäßige Auswertungen wie die BWA, aber auch vollständige und korrekte Jahresabschlüsse sorgen dafür, dass Sie sich einen besseren Überblick über Einnahmen, Ausgaben und die Liquidität Ihres Unternehmens verschaffen können. So treffen Sie fundiertere Entscheidungen.
- weniger Stress im Alltag. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, müssen Sie sich nicht mehr um Belege, Umsatzsteuervoranmeldungen und Kassenbuch kümmern. Das schafft Freiraum für Ihr Business.
Und übrigens: Wer seine Buchhaltung outsourcen möchte, sollte sich gut überlegen, wie viel er abgeben will. Wenn Sie eine GmbH oder UG leiten, haben Sie meist andere Ansprüche als ein Kleinunternehmer. Entscheiden Sie sich am besten für einen Steuerberater, der mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
Buchhaltung Outsourcing: Vorteile und Nachteile in der Übersicht
Wer seine Buchhaltung über externe Dienstleister abwickeln lässt, profitiert von spürbarer Zeitersparnis und kann sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren. Gleichzeitig entstehen aber zusätzliche Kosten, die eingeplant werden müssen. Lassen Sie Ihre Buchhaltung extern erledigen, gewinnen Sie Flexibilität – besonders, wenn Sie sich für eine digitale Steuerberatung entscheiden.
Allerdings bringt diese Lösung auch Abhängigkeiten bei Verfügbarkeit und Kommunikation mit sich. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie sich die Vor- und Nachteile genau ansehen. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die wichtigsten Punkte im Überblick:
Vorteile
Nachteile
- Sie können zeitintensive Aufgaben auslagern und sich auf Ihren Geschäftsalltag konzentrieren.
- Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite, weil Ihr Steuerberater die aktuellen Vorgaben und Gesetze kennt.
- Das Risiko, dass steuerliche Fehler unterlaufen, ist gering.
- Regelmäßige Auswertungen, die Ihnen Ihr Steuerberater zur Verfügung stellt, helfen dabei, zum Beispiel Investitionen besser zu planen.
- Die Möglichkeiten, die die digitale Buchhaltung bietet, sind so umfangreich, dass sie sich bequem in den Alltag integrieren lassen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater reibungslos (und sehr papierarm) verläuft.
- Ein externer Steuerberater kostet Geld.
- Sie sind immer auch bis zu einem gewissen Grad von seiner Verfügbarkeit und seiner Erreichbarkeit abhängig.
- Möglicherweise geht Ihnen etwas Transparenz in Bezug auf buchhalterische Abläufe verloren, weil Sie sich immer mehr auf die Unterstützung verlassen.
- Sie müssen weiterhin darauf achten, dass Datenschutzanforderungen in der Kommunikation mit Ihrem Steuerberater eingehalten werden.
Fest steht: Eine externe Buchhaltung entlastet Sie und Ihr Unternehmen spürbar. Die genannten Herausforderungen sollten Sie jedoch im Blick behalten und einkalkulieren. Ebenso entscheidend ist, die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater von Anfang an klar zu strukturieren. So verschaffen Sie sich mehr Freiraum für Ihr Tagesgeschäft.
Was ist Integral?
Integral vereint Steuerberatung, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung in einem ganzheitlichen Service.
Durch intelligente Automatisierung, persönliche Betreuung und nahtlose Integration Ihrer bestehenden Tools sorgt Integral dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit steuerkonform bleibt.
Erleben Sie, wie moderne Steuerberatung funktionieren kann – mit einem kostenlosen Erstgespräch oder einem geführten Rundgang durch unsere Plattform.
So können Sie Ihre Buchhaltung outsourcen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wenn Sie für sich beschlossen haben, Ihre Buchhaltung outzusourcen, sollten Sie strukturiert vorgehen. So sorgen Sie von Beginn an für reibungslose Abläufe. Die folgende Anleitung hilft Ihnen dabei, keine wichtigen Details zu vergessen:
Buchhaltung auslagern in 5 Schritten
Wenn Ihr Steuerberater Sie in Bezug auf Ihre laufende Buchhaltung betreuen soll, können Sie ihm nun alle Belege, die in diesem Zusammenhang relevant werden, digital zukommen lassen. Viele Tools lassen sich unter anderem per App nutzen. So können Sie die Dokumente zum Beispiel auch von unterwegs aus per App erfassen und hochladen.
Wie die Zusammenarbeit mit Ihrer externen Buchhaltung im Detail gestaltet ist, hängt zum großen Teil auch von Ihren individuellen Erwartungen ab. So genügt es manchen Mandanten, wenn sie zum Beispiel einmal im Quartal eine Auswertung der aktuellen Zahlen erhalten, während andere regelmäßige Updates erwarten.
Lokale vs. digitale Anbieter: So finden Sie den passenden Dienstleister für Ihre Buchhaltung
Welche Option besser passt, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Sie können Ihre Buchhaltung lokal erledigen lassen, zum Beispiel durch einen Steuerberater in Berlin, oder sich für einen digitalen Anbieter entscheiden. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die jeweiligen Vor- und Nachteile:
Digitaler Steuerberater: Vor- und Nachteile
Vorteile
Nachteile
Kommunikation
Schnelle Kommunikation, oft per App oder per Mail
Kein persönlicher Kontakt, Betreuung fast ausschließlich digital
Digitalisierung
Abläufe komplett digital, zum Beispiel über Beleg-Upload und Datenspeicherung einer Cloud
Technisches Grundverständnis erforderlich
Kosten
Standardisierte Tarife, oft günstiger als der lokale Dienstleister
Zusatzkosten bei Sonderleistungen möglich
Lokaler Steuerberater: Vor- und Nachteile
Vorteile
Nachteile
Kommunikation
Persönliche Kommunikation vor Ort – ideal auch für komplexere Themen geeignet
Oft längere Wartezeit auf Termine, begrenzte Erreichbarkeit
Digitalisierung
Belege können auch analog eingereicht werden, wenn zum Beispiel eine Rechnung ausgedruckt per Post versendet wurde
Prozesse sind oft weniger automatisiert
Kosten
Oft individuelle Preisgestaltung, angepasst an die Bedürfnisse der Mandanten
Meist teurer als der digitale Steuerberater
Generell gilt: Wer Wert auf persönliche Betreuung und direkten Kontakt legt, trifft mit einem lokalen Anbieter eine gute Entscheidung. Dennoch birgt diese Art der Zusammenarbeit auch Herausforderungen. Gerade bei komplexeren Fragen ist nicht immer sofort ein Termin frei. Digitale Steuerberatung bietet dagegen ein hohes Maß an Flexibilität. Auswertungen und ähnliche Unterlagen lassen sich hier rund um die Uhr abrufen.
Externe Buchhaltung: Kosten und Auswahlkriterien im Überblick
Bevor Sie Ihre Buchhaltung an einen bestimmten Dienstleister auslagern, sollten Sie Preise und Leistungen vergleichen. Wie hoch die Kosten für Ihre externe Buchhaltung sind, ist unter anderem vom Umfang der übertragenen Leistungen, der Unternehmensgröße und der Abrechnungsweise abhängig. Grundsätzlich sind Steuerberater in Deutschland an die Steuerberatervergütungsverordnung gebunden. Diese gibt vor, wie die verschiedenen Leistungen abgerechnet werden dürfen – zum Beispiel nach Gegenstandswert, Zeitaufwand oder als Pauschale.
Viele Steuerberater rechnen eine laufende Betreuung über monatliche Pauschalen ab. Zusatzleistungen oder Abschlüsse werden dann meist gesondert in Rechnung gestellt.
Bei der Auswahl Ihres Steuerberaters sollten Sie zusätzlich auf die folgenden Kriterien achten:
- die Zulassung nach § 6 StBerG
- Erfahrungen in Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensform und Ihrer Unternehmensgröße
- eine möglichst digitale Zusammenarbeit, sodass Sie die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater noch besser in Ihren Arbeitsalltag integrieren können
- eine sichere Datenübertragung
- eine gewisse Skalierbarkeit, damit Sie Ihr Steuerberater auch dann weiter betreuen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst
Checkliste: Hierauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Buchhaltung outsourcen wollen
☑ Welche Aufgaben möchten Sie abgeben? (zum Beispiel die laufende Buchführung, die Lohnbuchhaltung, die USt-Voranmeldung usw.)
☑ Überprüfen Sie die Struktur Ihrer Unterlagen. Ist alles nachvollziehbar?
☑ Suchen Sie sich Dienstleister aus, die zu Ihnen passen.
☑ Sammeln Sie Angebote und vergleichen Sie Preise und Leistungen.
☑ Entscheiden Sie sich für einen Anbieter und legen Sie einen Starttermin für die Zusammenarbeit fest.
☑ Stellen Sie alle wichtigen Zugänge bereit.
☑ Klären Sie die Zuständigkeiten. Wer erledigt was? Wer darf mit dem Steuerberater kommunizieren?
☑ Legen Sie fest, wie oft Belege übermittelt werden sollen und welche Fristen zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater gelten.
Auch wenn sich die Zusammenarbeit in den meisten Fällen schnell einspielt: Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Wenn Ihr Unternehmen größer wird, kann es sein, dass einzelne Details der Kommunikation optimiert werden müssen, um weiterhin alle Vorzüge der Zusammenarbeit nutzen zu können.
Sollten Sie merken, dass die Zusammenarbeit nicht mehr passt, können Sie den bestehenden Vertrag kündigen. Überlegen Sie anschließend in Ruhe, welche Anforderungen ein Steuerberater künftig erfüllen sollte. Danach können Sie problemlos den Berater oder die Steuerkanzlei wechseln.
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Keine Überraschungen
Sie erhalten frühzeitig eine Übersicht über fehlende Unterlagen, steuerliche Pflichten und anstehende Fristen.
Einfache Compliance
Wir machen Ihnen die Zusammenarbeit so einfach wie möglich.
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So finden Sie den besten Anbieter für das Outsourcing der Buchhaltung
In der Regel ist es nicht schwer, einen Steuerberater zu finden, der Sie und Ihr Unternehmen entlastet. Nutzen Sie am besten die Suche im Internet, Erfahrungswerte aus Ihrem Netzwerk und unter anderem auch die Informationen, die Sie auf den Seiten der Bundessteuerberaterkammer finden.
Und wenn Ihnen Flexibilität wichtig ist, lohnt es sich, sich näher mit digitaler Buchhaltung zu beschäftigen. Damit profitieren Sie von guter Erreichbarkeit, weitgehend automatisierten Abläufen und einer Zusammenarbeit, die deutlich weniger Papier erfordert.
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Häufig gestellte Fragen: Outsourcing Buchhaltung
Buchhaltung Outsourcing bedeutet, dass Sie die buchhalterischen Aufgaben Ihres Unternehmens – zum Beispiel das Buchen von Belegen, die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Lohnabrechnung – an einen externen Dienstleister übergeben. So sparen Sie im Alltag Zeit und können sicher sein, dass rechtliche Vorgaben eingehalten werden.
Der größte Vorteil der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister liegt in der Entlastung, die das Outsourcing mit sich bringt. Dadurch können Sie Ihre zeitlichen Ressourcen im Unternehmen besser nutzen. Wenn Sie zusätzlich von mehr Flexibilität profitieren möchten, lohnt es sich, einen Dienstleister zu wählen, der digitale Buchhaltung anbietet.
Legen Sie fest, welche Arbeiten Sie abgeben möchten. Danach starten Sie die Suche nach passenden Anbietern, prüfen deren Qualifikationen und besprechen den Leistungsumfang. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, beginnt die Übergabe der Unterlagen und Zugangsdaten.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung outsourcen möchten, können Sie zwischen lokalen und digitalen Steuerberatern entscheiden. Welche Option besser passt, hängt von Ihren Erwartungen, den Anforderungen, Ihrem Budget und davon ab, wie wichtig Ihnen persönlicher Kontakt ist.
Die Kosten hängen vom Leistungsumfang, der Größe Ihres Unternehmens und dem jeweiligen Anbieter ab. Den grundsätzlichen Rahmen bildet die Steuerberatervergütungsverordnung. Viele Anbieter rechnen zur besseren Planbarkeit mit Pauschalen oder nach Aufwand ab. Die Kosten für die Betreuung kleinerer Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständiger starten in der Regel bei etwa 100 €.
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