GmbH-Buchhaltung: Buchführung selbst erledigen oder auslagern?

Die Buchhaltung einer GmbH ist vor allem deshalb wichtig, weil sie Ihrem Unternehmen dabei hilft, den finanziellen Überblick zu behalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und rechtliche Vorgaben einzuhalten.

Anders gesagt: Mithilfe der Buchführung einer GmbH werden Einnahmen und Ausgaben sowie Verbindlichkeiten und Forderungen gegenübergestellt, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wo Ihr Unternehmen aktuell steht.

Je besser Ihre Buchhaltung strukturiert ist und je sorgfältiger Sie vorgehen, desto aussagekräftiger ist sie. Sie hilft Ihnen unter anderem dabei, Risiken im Zusammenhang mit unternehmerischen Entscheidungen zu reduzieren und Betriebsprüfungen vorzubereiten. Denn die verbuchten Zahlen sorgen dafür, dass Sie dem Finanzamt jederzeit korrekt Auskunft geben können.

Wer bei der Buchführungspflicht einer GmbH Kompromisse eingeht, riskiert, dass der Fortbestand des Unternehmens zumindest langfristig gefährdet wird. Mit einer sauber geführten Buchhaltung gehen unter anderem auch realistische Steuervorauszahlungen einher. Bleiben diese aus, kann es zu hohen Nachforderungen kommen, die eine finanzielle Schieflage verursachen können.

Entsprechend gibt es viele gute Gründe, sich intensiv mit der Buchhaltung einer GmbH zu beschäftigen und diese entweder gewissenhaft selbst zu übernehmen oder an Expertinnen und Experten auszulagern.

Als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer einer GmbH sind Sie vom ersten Geschäftstag an zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die entsprechenden Regelungen finden Sie im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).

Die doppelte Buchführung verdankt ihren Namen dem Umstand, dass bei jeder Buchung zwei Konten angesprochen werden: einmal im Soll und einmal im Haben. Ziel ist es, auf diese Weise für mehr Transparenz bei den Geschäftsvorgängen einer GmbH zu sorgen.

Darüber hinaus bestehen weitere Pflichten. Sie müssen:

• eine Eröffnungsbilanz erstellen
• regelmäßige Buchungsnachweise erbringen
• den Jahresabschluss mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
• alle relevanten Belege mindestens zehn Jahre aufbewahren
• die Vorgaben der GoBD einhalten, auch im Zusammenhang mit digitalen Rechnungen und entsprechenden Tools

Wer gegen diese Vorschriften verstößt, riskiert Bußgelder und kann sich im schlimmsten Fall sogar steuerstrafrechtlich strafbar machen.

Damit Sie bei den vielen Pflichten den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste, mit der Sie Ihre GmbH-Buchhaltung Schritt für Schritt richtig einrichten:

• Eröffnungsbilanz beim Finanzamt einreichen
• Kontenrahmen einrichten, zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04
• Buchhaltungssoftware auswählen, zum Beispiel Integral, DATEV oder sevdesk
• GoBD-konformes Belegmanagement sicherstellen
• Prozesse für die laufende Buchführung festlegen, etwa für das Hochladen von Belegen und das Erfassen von Zahlungen
• Zuständigkeiten klären oder eine externe Steuerberatung auswählen
• regelmäßige Buchungsnachweise und Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten
• den Jahresabschluss mit Bilanz und GuV fristgerecht einplanen
• Aufbewahrungspflichten für Dokumente von mindestens zehn Jahren beachten

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Ob Sie die Buchhaltung Ihrer GmbH selbst übernehmen oder lieber auslagern möchten, ist eine wichtige Entscheidung. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die Sie sorgfältig abwägen sollten. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die Unterschiede im Überblick und unterstützt Sie bei Ihrer Entscheidung.

Wenn Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer einer GmbH Ihre Buchhaltung selbst übernehmen möchten, brauchen Sie ein gutes Zahlenverständnis und fundiertes Know-how in buchhalterischen Prozessen. Außerdem sollten Sie bereit sein, regelmäßig Zeit in das Buchen von Belegen, Steueranmeldungen und ähnliche Aufgaben zu investieren. Gerade in der Anfangsphase nach der Gründung kann es sinnvoll sein, Kosten zu sparen, indem Sie Buchungen zunächst selbst vornehmen und die Buchhaltung später auslagern.

Wenn Sie sich jedoch lieber auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten oder nur wenig buchhalterisches Wissen mitbringen, ist es meist sinnvoller, die Buchhaltung Ihrer GmbH auszulagern. Das gilt besonders bei:

• einem schnell wachsenden Unternehmen
• komplexen Strukturen
• allgemeinen steuerlichen Unsicherheiten

Mit einem professionellen Partner an Ihrer Seite können Sie Risiken reduzieren und sich gleichzeitig stärker auf Ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren. Dabei sollten Sie selbstverständlich auch die Kosten berücksichtigen, die mit dem Outsourcing der Buchhaltung verbunden sind. Und falls Sie mit Ihrer Steuerberatung einmal unzufrieden sein sollten: Die Zusammenarbeit ist nicht endgültig. Sie können kündigen und den Anbieter wechseln – die genauen Bedingungen finden Sie in Ihrem Vertrag.

Ich würde an einer Stelle inhaltlich noch leicht aufpassen: „Nein, Ihr Steuerberater kümmert sich um alles“ war im Original zu absolut formuliert. Das klingt zwar gut, ist aber in der Praxis oft nicht ganz sauber, weil Mitwirkungspflichten beim Unternehmen bleiben. Deshalb habe ich das etwas realistischer formuliert.

Ob Sie die Buchhaltung Ihrer GmbH selbst übernehmen oder an Expertinnen und Experten auslagern, hängt von Faktoren wie der Unternehmensgröße, dem Belegvolumen und Ihrem Zeitbudget ab. Moderne Softwarelösungen können Sie in beiden Fällen unterstützen, indem sie Prozesse automatisieren und für mehr Transparenz sorgen. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile beider Optionen sorgfältig. So treffen Sie eine Entscheidung, die zu Ihrem Unternehmen passt und Ihnen langfristig Sicherheit gibt.

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